REPORTING (PELAPORAN)

A.   Definisi

Reporting (pelaporan) menurut Luther M. Gullick dalam bukunya Papers on the Science of Administration merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi. baik secara lisan maupun tertulis sehingga dalam penerimaan laporan dapat memperoleh gambaran bagaimana pelaksanaan tugas orang yang member laporan. Selain itu, pelaporan merupakan catatan yg memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tertentu (Siagina, 2003).

Pelaporan merupakan suatu kegiatan yang dilakukan bawahan untuk menyampaikan hal-hal yang berhubungan dengan hasil pekerjaan yang telah dilakukan selama satu periode tertentu. Pelaporan dilakukan kepada atasan kepada siapa bawahan tersebut bertanggung jawab. Pelaporan adalah aktivitas yang berlawanan arah dari pengawasan, Jika pengawasan dilakukan oleh pihak atasan untuk mengetahui semua hal yang menyangkut pelaksanaan kerja bawahan, maka pelaporan merupakan jawaban dari kegiatan pengawasan tersebut. Pelaporan tidak dibawa langsung oleh atasan pada waktu mengadakan pengawasan, tetapi “diantar” oleh bawahan baik dibawa sendiri maupun dikirim. Laporan dibuat oleh semua personal yang mendapat tugas dari atasan. Laporan bukan merupakan monopoli para atasan saja. Karena atasan harus membuat laporan kepada atasannya lagi. Laporan yang disampaikan kepada atasan tidak harus berupa uraian lengkap seperti memorandum akhir jabatan, atau tidak juga seperti laporan penelitian yang wujudnya tebal dengan sistematika baku, tetapi dapat disusun mulai dari bentuk yang paling sederhana sampai yang paling lengkap.

Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban atas suatu tindakan atau kegiatan yang dilakukan. Berikut ini merupakan pengertian laporan yang disampaikan oleh beberapa ahli. Menurut Keraf (2001: 284) dalam Rajab (2009) , laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

Laporan berisi informasi yang didukung oleh data yang lengkap sesuai dengan fakta yang ditemukan.  Data disusun sedemikian rupa sehingga akurasi informasi yang kita berikan dapat dipercaya dan mudah dipahami (Soegito dalam Rajab 2009).

Berdasarkan pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi yang didukung oleh data yang lengkap sesuai dengan fakta sehingga informasi yang diberikan dapat dipercaya serta mudah dipahami. Dalam penyampaiannya, laporan dapat bersifat lisan maupun tertulis.

Pelaporan tidak lepas dari pencatatan sebab sebelum diadakannya pelaporan dari bawahan kepada atasannya atau dari suatu intansi daerah ke instansi pusat haruslah dilakukan pencatatan mengenai hal yang akan dilaporkan kemudian dilakukan perekapan kemudian dilaporkan.

Dalam dunia kesehatan khususnya kesehatan masyarakat pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman pada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP).

Beberapa definisi pencatatan dan pelaporan kesehatan menurut bebarapa ahli antara lain:

1.    Menurut Kron dan Gray

Pencatatan dan pelaporan adalah mengkomunikasikan secara tertulis kepada tim kesehatan lain yang memerlukan data kesehatan atau data epidemiologi secara teratur.

2.    Menurut Kozier dan Glenora ERB

Pencatatan dan pelaporan adalah dokumen formal dan legal yang dibuat secara tertulis tentang data-data kesehatan.

Berdasarkan beberapa definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaporan dalam kesehatan merupakan:

1.    Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang bisa dibaca dan dipahami isinya.

2.    Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dan dipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan (khususnya Epidemiolog).

3.    Kumpulan informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagai alat/sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.

B.   Tujuan

Tujuan Pencatatan dan Pelaporan menurut Potter dan Perry dalam Sutomo, 2010 adalah:

1.    Komunikasi

Bertujuan sebagai alat komunikasi yang efektif antar petugas kesehatan sehingga kesinambungan informasi dan upaya pelayanan kesehatan dapat tercapai.

2.    Pendidikan

Bertujuan sebagai informasi tentang gambaran penyakit atau masalah kesehatan dan pemecahannya.

3.    Pengalokasian dana

Dapat digunakan untuk merencanakan tindakan dan kegiatan yang tepat dengan dana yang tersedia.

4.    Evaluasi

Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi terhadap hasil intervensi yang diberikan.

5.    Dokumen yang sah

Bertujuan sebagai bukti nyata dan legal yang dapat digunakan bila didapatkan adanya penyimpangan serta bila diperlukan untuk keperluan pengadilan.

6.    Jaminan mutu

Bertujuan agar dapat memberikan jaminan kepada masyarakat terhadap mutu layanan kesehatan yang diberikan.

7.    Penelitian

Bertujuan sebagai sumber data yang sangat bemanfaat untuk kepentingan penelitian atau riset.

8.    Analisis

Bertujuan sebagai dasar analisis masalah kesehatan pada individu, keluarga maupun masyarakat.

9.    Feed back

Dapat digunakan sebagai umpan balik dalam rangka meningkatkan pelayanan kesehatan kepada masyarakat.

Dalam pengaplikasiannya di sarana kesehatan khususnya di Puskesmas, pelaporan memiliki beberapa tujuan yang diklasifikasikan sebagai berikut:

1.    Tujuan umum

Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur untuk pengelola program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.

2.    Tujuan khusus

a.    Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana, dan kegiatan pokok puskesmas yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara teratur.

b.    Terlaksananya pelaporan data secara teratur diberbagai jenjang administrasi, sesuai dengan peraturan yang berlaku.

c.    Digunakannya data tersebut untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.

C.   Manfaat

Manfaat pencatatan sebagai dasar untuk pelaporan adalah sebagai berikut (Manullang, 2006):

1. Memberi informasi tentang keadaan masalah/kegiatan.
2. Sebagai bukti dari suatu kegiatan/peristiwa.
3. Bahan proses belajar dan bahan penelitian.
4. Sebagai pertanggung jawaban.
5. Bahan pembuatan laporan.
6. Perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi.
7. Bukti hukum.
8. Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta meningkatkan kegiatan peristiwa khusus.

Pelaporan dalam Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) antara lain:

1.    Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan kabupaten/kota.

2.    Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan.

3.    Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan.

4.    Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil.

D.   Batasan dan Ruang Lingkup

1.    Pencatatan

Sistem Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 (dua) bagian, yaitu Sistem Pencatatan Tradisional dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional.

a.    Sistem Pencatatan Tradisional

Sistem pencatatan yang memiliki catatan masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam sistem ini masing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat, Epidemiolog, Ahli Gizi dsb) mempunyai catatan sendiri-sendiri secara terpisah. Keuntungan sistem ini adalah pencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan sistem ini adalah data tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar petugas kesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan tuntas sulit dilakukan.

b.    Sistem Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan yang berorientasi pada Masalah (Problem Oriented Record /POR). Keuntungan sistem ini adalah kerja sama antar tim kesehatan lebih baik dan menunjang mutu pelayanan kesehatan secara menyeluruh.

Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data kesehatan sebaik mungkin. Adapun kriteria sistem pencatatan data kesehatan yang baik mencakup hal-hal di bawah ini:

a.    Pencatatan harus sistematis, jelas, ringkas dan mengacu pada respon pasien terhadap kejadian penyakit atau intervensi yang diberikan.

b.    Ditulis dengan baik dan menghindari kesalahan.

c.    Tepat waktu, ditulis segera setelah tindakan/kegiatan dilakukan.

d.    Ditulis secara terperinci mencakup What, Why, When, Where, Who and How.

e.    Menghindari kata-kata yang sulit diukur.

f.      Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan setelah melakukan pencatatan.

Bentuk-bentuk pencatatan antara lain:

a.    Berdasarkan sasaran, yang meliputi:

1)   Catatan individu (catatan ibu, bayi, dan balita).

2)   Catatan keluarga (kesehatan keluarga tertentu).

3)   Catatan masyarakat (biasanya pada kegiatan survei komunitas apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan anak balita).

b.    Berdasarkan kegiatan, meliputi:

1)   Catatan pelayanan kesehatan anak.

2)   Catatan pelayanan kesehatan KB.

3)   Catatan pelayanan kesehatan ibu.

4)   Catatan imunisasi.

5)   Catatan kunjungan rumah.

6)   Catatan persalinan.

7)   Catatan kelainan.

8)   Catatan kematian ibu dan bayi

9)   Catatan rujukan.

c.    Berdasarkan proses pelayanan, meliputi:

1)   Catatan awal/masuk.

2)    Catatan pengembangan berisi kemajuan/perkembangan pelayanan.

3)    Catatan pindah.

4)    Catatan keluar.

Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut:

a.    Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)

Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan di puskesmas. Kegunaan RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit disuatu keluarga. Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit, misal penderita TBC paru, kusta, atau keluarga dengan resiko tinggi seperti ibu hamil dan neonatus resiko tinggi (BBLR). Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.

b.    Kartu Rawat Jalan

Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medis klien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status klien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

c.    Indeks Penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas klien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukkan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.

d.    Kartu Ibu

Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.

e.    Kartu Anak

Kartu anak merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan prasekolah.

f.      KMS balita, Anak Usia Sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang diperoleh balita dan anak sekolah.

g.    KMS Ibu Hamil

Merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.

h.    KMS Usia Lanjut

KMS usila merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.

i.      Register

Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan di dalam dan di luar gedung puskesmas yang telah di kartu dan catatan lainnya. Berikut adalah beberapa jenis register:

1)      Nomor Indeks Pengunjung Puskesmas

2)   Rawat Jalan

3)   Register Kunjungan

4)   Register Rawat Inap

5)   Register KIA dan KB

6)   Register Kohort Ibu dan Balita

7)   Register Deteksi Dini Tumbuh Kembang dan Gizi

8)   Register Penimbangan Balita

9)   Register Imunisasi

10)    Register Gizi

11)    Register Kapsul Beryodium

12)    Register Anak Sekolah

13)    Register Harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.

2.    Pelaporan

Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas kesehatan yang dapat dilakukan baik secara tertulis maupun lisan tentang hasil dari suatu kegiatan atau intervensi yang telah dilaksanakan.

Laporan terdiri atas:

a.    Laporan lisan

Kelemahannya adalah kemungkinan yang dilaporkan hanyalah hal-hal yang baik-baik saja dan bersifat subyektif. Sedangkan keuntungannya adalah hasil dari kegiatan/intervensi yang telah dilakukan dan data yang telah terkumpul dapat segera ditindaklanjuti dalam waktu yang lebih cepat.

b.    Laporan tertulis

Kelemahannya adalah memakan waktu dan biaya yang lebih. Sedangkan keuntungan adalah bisa lebih bersifat objektif dan lebih terperinci serta pelaporan dapat bersifat positif maupun negative (Rajab 2009).

Pencatatan pelaporan dalam Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) memiliki batasan:

a.    SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu dan puskesmas keliling.

b.    Pencatatan dan pelaporan mencakup:

1)   Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas.

2)   Data ketenagaan di puskesmas.

3)   Data sarana yang dimiliki puskesmas.

4)   Data kegiatan pokok puskesmas (18 upaya pokok) baik di dalam gedung maupun di luar gedung.

c.    Melaporkan data kegiatan penyelenggara kesehatan kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.

d.    Melaporkan data kegiatan selama tiga bulan dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.

e.    Melaporkan data kegiatan selama setahun dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan (Muninja, 2004).

E.   Pengelolaan dan Alur

Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan Masyarakat No. 590/BM/DJ/Info/V/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu bulan Januari-Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan atau beban kerja di puskesmas. Setiap mengakhiri kegiatan harus ada pembuatan laporan. Berbeda dengan catatan, laporan harus disampaikan ke orang/pihak lain dan proses laporan dilakukan tertulis. Laporan yang lengkap terdiri atas unsur:

1.    Pendahuluan (latar belakang, tujuan, ruang lingkup).

2.    Isi laporan (perncanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, hasil kegiatan secara nyata, masalah dan hambatan, saran untuk tindak lanjut).

3.    Jika diperlukan, dilengkapi rekomendasi.

Jenis laporan yang dibuat dalam pelaporan data kesehatan ke jenjang yang lebih tinggi dibagi menjadi dua, yaitu laporan insidensial dan laporan berkala.

1.    Laporan insidensial adalah laporan kejadian luar biasa atau darurat yang memerlukan pelayanan dan bantuan cepat.

2.    Laporan berkala, misalnya laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, kuartalan, dan tahunan.

Formulir laporan dari puskesmas ke daerah tingkat II adalah sebagai berikut:

1.    Laporan bulanan

a.    Data kesakitan (LB 1)

b.    Data obat-obatan (LB 2)

c.    Data kegiatan gizi, KIA/KB, imunisasi, termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)

d.    Data kegiatan puskesmas (LB 4)

2.    Laporan sentinel. Berikut adalah beberapa laporan sentinel:

a.    Laporan bulanan sentinel (LB 15). Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD3I), penyakit infeksi saluran pernapasan akut (ISPA), serta diare menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjuk, yaitu satu puskesmas dari setiap Dati II dengan periode laporan bulanan serta dilaporkan ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I, dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).

b.    Laporan bulanan sentinel (LB 2S). Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorium, dan penyakit akibat kerja. Laporan ini diberikan ke Dinas Kesehatan Dati I, Dati II, dan pusat (Ditjen Binkesmas).

3.    Laporan tahunan. Laporan tahunan meliputi data berikut :

a.    Data dasar puskesmas (LT-1)

b.    Data kepegawaian (LT-2)

c.    Data peralatan (LT-3)

Alur pelaporan data kesehatan berdasarkan SP2TP dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar 1. Alur Pelaporan Data Kesehatan dalam SP2TP

Laporan dari Dati II dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I dan Kanwil Depkes Propinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP.

Laporan tersebut meliputi sebagai berikut:

1.    Laporan Triwulan

a.    Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 1

b.    Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 2

c.    Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 3

d.    Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 4

2.    Laporan Tahunan

a.    Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 1

b.    Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 2

c.    Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT 3

F.   Mekanisme

Mekanisme pelaporan adalah sebagai berikut:

1.    Tingkat puskesmas

a.    Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas.

b.    Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang di catat, baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan bidan desa.

c.    Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap untuk disampaikan kepada coordinator SP2TP.

d.    Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

2.    Tingkat Dati II

a.    Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes.

b.    Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan Dati II disampaikan pada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data.

c.    Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknik ke puskesmas, dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program.

d.    Hasil rekapitulasi data setiap tiga bulan dibuat dalam rangkap tiga (dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I, Kanwil Depkes Propinsi dan Departemen Kesehatan.

3.    Tingkat Dati I

a.    Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di Dati I mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dati II.

b.    Laporan dari Dinkes Dati II, diterima oleh Dinkes Dati I dan Kanwil Depkes dalam bentuk soft file diteruskan ke pelaksana untuk dikomplikasi/direkapitulasi.

c.    Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program Dari I untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan, dan pengendalian.

4.    Tingkat pusat.

Hasil olahan yang dilakukan Ditjen Binkesmas paling lambat dua bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut, kemudian disampaikan kepada pengelola program terkait dan pusat data kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil Depkes Propinsi.

G.  Frekuensi

1.    Laporan Triwulan

Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh: laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2011, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2011). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait sebagai berikut:

a.    Kepala Dinas Kesehatan Dati I

b.    Kepala Kantor Wilayah Depkes Propinsi

c.    Depkes RI, tembusan ke Ditjen Binkesmas

2.    Laporan Tahunan

Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut:

a.    Kepala Dinas Kesehatan Dati I

b.    Kepala Kantor Wilayah Depkes Propinsi

c.    Depkes RI, tembusan Ditjen Binkesmas

H.   Pelaporan dalam Epidemiologi

Pelaporan dalam Epidemiologi digunakan untuk melaporkan hal-hal terkait penelitian, survey, surveilans maupun hasil penyelidikan epidemiologi baik wabah, kejadian luar biasa (KLB) maupun kejadian bencana. Misalnya dalam kegiatan surveilans, pelaporan dari petugas kesehatan mengenai masalah kesehatan yang terjadi di suatu wilayah kerja puskesmas sangat diperlukan untuk nantinya dilakukan diseminasi kepada pengambil kebijakan untuk dilakukan tindakan pencegahan dan penanganan terhadap masalah kesehatan yang ada. Surveilans dilakukan dengan mengadakan survey secara aktif maupun pasif yang kemudian data yang diperoleh direkapitulasi dan disusun sehingga menjadi sebuah laporan yang siap dilaporkan kepada jenjang yang lebih tinggi.

Sistematika Pencatatan dan Pelaporan Epidemiologi, baik yang berupa hasil penelitian, survey maupun hasil penyelidikan epidemiologi pada umumnya terdiri atas:

1.    Judul Laporan

Judul Laporan hendaknya dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berupa:

a.    Penelitian / Penyelidikan / Survey Epidemiologi apa yang telah dilaksanakan? (What)

b.    Di mana Penelitian / Penyelidikan / Survey Epidemiologi tersebut dilaksanakan? (Where)

c.    Kapan Penelitian / Penyelidikan /Survey Epidemiologi tersebut dilaksanakan? (When)

2.    Pendahuluan

a.    Latar Belakang

Latar belakang mencakup hal-hal sebagai berikut:

1)   Alasan Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi itu dilakukan. Misalnya: Meningkatnya angka kematian ibu disuatu wilayah, terjadinya suatu KLB penyakit tertentu, dan lain-lain.

2)   Tempat atau wilayah terjadinya kasus-kasus yang sedang diselidiki/diteliti/disurvey.

3)   Kapan hal itu terjadi.

4)   Siapa pelaksana Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi itu.

5)   Kapan Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi itu dilakukan.

6)   Bagaimana karakteristik geografisnya, misalnya daerah pantai, pegunungan, pedesaan dan lain sebagainya.

7)   Karakteristik Demografi seperti jumlah penduduk, distribusi berdasarkan usia, jenis kelamin, pendidikan, ras dan lain sebagainya.

8)   Karakteristik Sosial Ekonomi yang meliputi yingkat penghasilan, jeis pekerjaan, adat istiadat dan lain sebagainya.

b.    Permasalahan

Dalam bahasan ini perlu dituliskan permasalahan dari laporan hasil survey atau penyelidikan epidemiologi yang telah dilakukan. Yang perlu diperhatikan adalah bahwa timbulnya masalah tersebut karena adanya kesenjangan antara apa yang seharusnya terjadi sesuai dengan kaidah atau teori yang ada dengan kenyataan yang terjadi dalam masyarakat.

c.    Tujuan penelitian/survey/penyelidikan epidemiologi

Isi dalam tujuan ini dapat berupa apa tujuan Penelitian/ Penyelidikan/ Survey Epidemiologi tersebut.

3.    Metode

Dalam metode yang digunakan dalam penyelidikan/survey/penelitian mencakup hal-hal sebagai berikut:

a.    Jenis penyelidikan atau penelitian epidemiologi yang telah dilakukan, apakah survey deskriptif kuantitatif, apakah penelitian induktif dengan sampling ataukah eksperimental dan sebagainya.

b.    Siapa atau apa populasinya, termasuk subjek penelitiannya atau respondennya.

c.    Hal-hal yang berkaitan dengan sample, seperti bagaimana cara pengambilan samplenya, berapa besar samplenya atau sample apa yang akan diambil/diteliti.

d.    Peralatan apa saja yang digunakan.

e.    Kapan waktu pelaksanaan Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi tersebut.

4.    Hasil

Dalam bagian ini disajikan semua data, baik data primer maupun sekunder dalam bentuk table atau grafik termasuk peta dan data demografi lainnya. Setiap tabel, grafik ataupun peta harus diberikan penjelasan yang lengkap.

5.    Pembahasan

Semua yang telah dipaparkan dalam uraian hasil penelitian/penyelidikan/survey Epidemiologi dibahas pada bagian ini termasuk analisis dari perhitungan statistik yang diperlukan.

6.    Kesimpulan dan Saran

a.    Kesimpulan

Kesimpulan berupa pernyataan singkat dari hasil Penelitian/Penyelidikan/Survey yang telah dilakukan. Sebagai contoh hal-hal yang perlu dituliskan dalam kesimpulan:

1)   Apakah yang diteliti itu benar-benar merupakan KLB atau bukan.

2)   Perlu dituliskan Incidence Rate nya.

3)   Hasil Penghitungan Case Fatality Rate (CFR)

4)   Perbandingan hasil penghitungan dengan standard/Angka Nasional (Depkes) bahkan Internasional (WHO).

5)   Hal-hal lain yang sangat penting untuk dikemukakan dari hasil Penelitian/ Penyelidikan/ Survey.

b.    Saran

Semua hal-hal penting yang perlu disarankan dipaparkan dibagian ini secara singkat, misalnya:

1)   Cara pencegahan dan penanggulangan terjadinya wabah atau kejadian penyakit lainnya.

2)   Mengatasi masalah pembiayaan dan ketenagaan.

3)   Metode perbaikan dari pencatatan dan kegiatan-kegiatan sebelumnya agar lebih teliti, akurat, efektif dan efisien.

7.    Ringkasan

Ringkasan berbeda dengan kesimpulan, di mana dalam ringkasan ini mencakup keseluruhan isi/hasil Penelitian/Penyelidikan/Survey yang telah dilakukan dengan bahasa yang singkat dan jelas (Inti Sari). Isi ringkasan ini mencakup:

a.    Latar belakang : yang menunjukkan adanya kesenjangan.

b.    Permasalahan

c.    Tujuan dan Manfaat

d.    Metode

e.    Deskripsi singkat hasil pembahasan tentang apa yang telah dilakukan.

f.        Hasil-hasil yang didapatkan dari penyelidikan yg telah dilakukan.

8.    Kepustakaan

Dalam bagian ini dituliskan semua referensi yang dipakai sebagai rujukan dalam penulisan menurut kaidah tertentu yang ditetapkan seperti Sistem Havard atau Vancouver atau yang lainnya, yang penting konsisten (Sutomo, Machfoedz, et al. 2010).

REFERENSI

Gitosudarmo, I., dkk. 2004. Prinsip Dasar Manajemen Edisi 3. BPFE Yogyakarta : Yogyakarta.

Manullang, M. 2006. Dasar-dasar Manajemen. Gadjah Mada University Press : Yogyakarta.

Muninja, G. 2004. Manajemen Kesehatan Edisi 2. Penerbit Buku Kedokteran EGC : Jakarta.

Rajab, W. 2009. Buku Ajar Epidemiologi untuk Mahasiswa Kebidanan.  pp.165 171. EGC : Jakarta.

Siagina, S. 2003. Filsafat Administrasi Edisi Revisi. PT Bumi Aksara : Jakarta.

Sutomo, dkk. 2010. Epidemiologi Kebidanan.  pp.175-180. Fitramaya : Yogyakarta.